In één pinksterweekend SAP naar de cloud brengen. Dat is wat Achmea gelukt is. Het ging om 4 backend-systemen: Policymanagement, CRM, ECC en PO-integratie. Een team van zo’n20mensen, aangevuld met externe collega’s van Wharfedale en Microsoft voerden deze mega-operatie uit. Heel bijzonder: de transitie was zelfs 12uur eerder voltooid dan gepland!

Even voorstellen...

John is Releasemanager SAP en verzorgde de communicatie naar de business in de transitie van SAP naar de cloud. Bart werkt op de beheerafdeling waar hij zich vooral met SAP-techniek bezighoudt. In deze migratie was hij verantwoordelijk voor de afstemming tussen de SAP-basiscollega’s en de externe collega’s van partners. Daarbij ging het om Wharfedale voor het verloop van de technische migratie naar de cloud en Microsoft waarvan Achmea een private cloud in Azure gebruikt. Er is daarbuiten veel afstemming geweest tussen projectleiders, management, et cetera. John en Bart vertellen over hun ervaringen in dit bijzondere traject.

Achmea is met 10.000.000 klanten en 22 merken, waaronder Centraal Beheer, Interpolis en Zilveren Kruis, marktleider en de grootste verzekeraar van ons land. De kantoren zijn in Amsterdam, Apeldoorn, Leeuwarden, Leusden, Tilburg en Zeist. In totaal werken er ongeveer 13.000 collega’s. De data-gedreven organisatie heeft een gemeenschappelijke IT-omgeving waar nu ook de cloudomgeving deel van uitmaakt. Daar werken zo’n 2.000 IT’ers inclusief cloud engineers. Zij ondersteunen alle bedrijfsonderdelen en medewerkers op dit gebied. En dat zijn er heel wat! De organisatie heeft ruim 500 websites en 24 bedrijfskritische applicatieketens. Achmea is daarnaast ook internationaal actief: in Australië, Canada, Griekenland, Slowakije, Turkije en Zwitserland.  

“De afgelopen jaren is de verzekeringswereld behoorlijk gedigitaliseerd,” begint John het gesprek. “Vroeger kwam er een verzekeringsagent bij je aan de keukentafel om de polis af te sluiten, tegenwoordig doet iedereen dat via internet. Daar moet Achmea natuurlijk in mee. Het oude SAP systeem was on-premise. Het was end-of-life en voldeed niet meer aan de eisen van deze tijd. Aan het eind van het jaar, als iedereen in een periode van 6 weken zijn zorgpolis kan wijzigen, is het veel drukker op de websites van Achmea. Je wilt natuurlijk niet dat klanten afhaken, omdat de website traag reageert. Veel nieuwe servers kopen die altijd aanstaan en het hele jaar beheerd moeten worden, is kostbaar. In de cloud kun je servers flexibel op- en afschalen als je een periode meer capaciteit nodig hebt. De snelheden die je haalt met een cloudoplossing doen niet onder voor die on-premise. Integendeel!”

Bart: “In de oude situatie draaiden we SAP als een ‘central system’: dus op 1 server. In de nieuwe situatie zijn we overgestapt op een 3-trapsmodel waarbij we de database, de message-server en deapplicatieserver allemaal op een aparte machine hebben gezet. Wij zijn van 125 Logische partitionering (Lpars) AIX- en 32 Windows-servers naar 405 Linux- en 53 Windows-servers gegaan in Azure. Daardoor konden we ook makkelijker de voordelen van deze Microsoft cloudoplossing gebruiken. Door niet alles op 1 centrale server te zetten, kun je de database en applicatieserver meer performance geven. En je bent schaalbaarder wat, zoals John al aangaf, voor Achmea erg belangrijk is.”  

Aangezien Achmea veel persoonsgegevens verwerkt, waaronder ook bijzondere persoonsgegevens (bijvoorbeeld medische gegevens voor zorgpolissen), moeten deze extra goed beschermd worden. Daarom is niet voor de publieke cloud gekozen maar voor een private cloud van Azure die in een datacentrum in Amsterdam draait. “Groot voordeel is dat je in de private cloud een SLA kunt afsluiten met Microsoft,” licht John toe. “Een van de afspraken is dat alle data altijd binnen de EU blijft opgeslagen volgens de AVG. Het is eigenlijk gewoon IaaS: Infrastructure as a Service. Dit is een cloudcomputingservice die op aanvraag computing-, opslag- en netwerkresources biedt. Vanuit Achmea doen we het beheer, het Operating System, het netwerk: we richten dat allemaal zelf in.”

“Achmea heeft 5 ketens: Schade & Inkomen, Zorg, Pensioenservices, de Serviceorganisatie en Internationaal. Binnen die ketens onderscheiden we 20 SAP-straten,” verduidelijkt John. “In die ketens zijn verschillende andere platformen betrokken: PEGA, OpenText en Streamserve. SAP is het hart van onze administratie: de backend waar de verzekeringspapieren uitkomen. Met de migratie van SAP naar de cloud hebben we de motor onder ons bedrijf overgezet van de ene auto in de andere auto. Op termijn willen we al onze platformen naar de cloud brengen. Microsoft is als vendor uit de bus gekomen, omdat zij deze transitie als een showcase zien: voor Nederland en zelfs heel Europa. Achmea is de eerste grote SAP-klant die met al zijn systemen overgaat naar de cloud.”

“We hebben het traject helemaal vanuit de Run gedaan; dus vanuit het beheer,” vult Bart enthousiast aan. “De afdeling waar ik werk, is vooral een beheersorganisatie. Om ervoor te zorgen dat de kennis die tijdens de migratie is opgedaan bij de mensen blijft die het gaan beheren, hebben we iedereen erbij betrokken. Het kernteam bestond uit 15 mensen die allemaal deels beheerwerkzaamheden uitvoerden en deels projectwerkzaamheden. Daarbij werkten we nauw samen met onze partner Wharfedale in de V.S. die de feitelijke migratie deed en met Microsoft. We verzorgenden de aansluiting van de gemigreerde systemen op Achmea. Intern hebben we een projectteam opgetuigd maar dat was vooral omdat er heel veel communicatie nodig was. Alle afdelingen van Achmea moesten we natuurlijk meenemen in dit verhaal. Je wil dat collega’s ervan op de hoogte te zijn dat de productieve omgeving er een paar dagen uitligt.”

“Dat nam niet weg dat tijdens de migratie de dagelijkse operatie zoveel mogelijk doorging,” benadrukt John. “De vrijdag voor Pinksteren draaiden we nog op 125 AIX-machines van IBM. Vanaf maandag, tweede pinksterdag, moesten we ineens ook Azure hebben, Linux en Db2 (een database van IBM). We zijn gegroeid naar 400 Linux Virtuele machines (VM’s) in Azure.” Bart: “Als je kijkt naar het basiswerk aan SAP, dan bestaat ons werk in grote lijnen uit het faciliteren van releases, technische vraagstukken oplossen, system copies, et cetera. Maar wat wij nu mochten doen, was de core van het bedrijf oppakken en naar de cloud brengen!”

“Toen we alles hadden overgezet, moesten we natuurlijk zeker weten dat het allemaal werkt,” vervolgt Bart. “Dat betekent testen, testen en nog eens testen. En daar heb je veel mensen voor nodig: zo’n 250 collega’s zijn ermee aan de slag gegaan. De hele migratie, inclusief het testen, hebben we in veel kortere tijd gedaan dan we hadden verwacht: we waren 12 uur eerder klaar! Dat kwam ook dankzij de toewijding van heel veel van onze collega’s. Omdat ik voor een groot deel op het organisatiestuk zat, wat erg complex was, was het voor mij persoonlijk ook heel uitdagend om dat te doen. Het was echt het neusje van de zalm!”

Ook voor John was de migratie een fantastisch traject: “Binnen de IT is dit het spelen van de finale van de Champions League. Maar dan niet met 11 man op het veld, maar met 300 man. Waarbij je ervan uitgaat dat je na 90 minuten als winnaar van het veld afstapt. Bij ons was het spelen van de eerste helft al voldoende om zover te komen. Dat is het gevoel dat wij als technofielen bij deze migratie hebben!”